Word文書の新旧比較で確認すべきポイント
Wordは編集しやすい反面、本文だけでなく表、番号付け、ヘッダー、改ページなど多くの要素が同時に変わります。まず構造変更と内容変更を切り分けます。
本文差分だけで終わらせない
契約書、規程、議事録、開示原稿などでは、段落本文のほかに表、脚注、テキストボックス、ヘッダー・フッターへ重要情報が置かれます。本文テキストが同じでも、表のセルや見出し番号が変わっていることがあります。
見出しと番号付けを先に合わせる
章や条項が追加されると、その後の番号がすべて変わり大量差分になります。まず見出し構造を確認し、追加・削除された章や条項を特定してから本文差分を見ると、単純な番号ずれを実質変更と誤認しにくくなります。
表の変更はセル単位で見る
Word内の表は、行追加、列追加、セル結合、値変更が混在します。表全体を1つの文章として比較すると差分位置が分かりにくいため、可能であればセル単位で変更を捉えます。金額や日付が含まれるセルは優先度を高くします。
体裁変更と意味変更を分離する
フォント、余白、改ページ、段落間隔だけの変更は内容レビュー上の重要度が低いことがあります。一方、太字や下線が契約上の強調や開示上の意味を持つ場合もあります。体裁差をすべて無視せず、業務上の意味があるかを判断します。
最終版はPDF化後も比較する
Word原稿で差分確認が完了しても、PDF化で改ページ、フォント置換、図表位置が変わることがあります。提出・配布物がPDFなら、Word段階の比較に加えて最終PDF同士も確認すると安全です。
差分確認を仕組み化する
Diff × Diffは、2つのファイルを比較し、変更箇所を確認するためのローカル比較ツールです。比較結果は判断の補助として利用し、重要文書は原本と業務上の承認手続も合わせて確認してください。
Diff × Diffを見る